Datenschutzordung des Reit- und Fahrverein Ehningen e.V.  gemäß der DS-GVO 

Präambel

Der Reit- und Fahrverein Ehningen e.V. erhebt, verarbeitet und speichert in vielfältiger Weise automatisiert personenbezogene Daten. Die rechtliche Grundlage dafür schaffen die Antragstellung auf Mitgliedschaft im Verein gemäß der aktuell gültigen Satzung und ihrer ergänzenden Regelungen und / oder der Abschluss eines Sponsorenvertrages. Um die Vorgaben der EU – Datenschutz - Grundverordnung (DS – GVO) und der Neufassung des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG – neu) zu erfüllen, Datenschutzverstöße zu vermeiden und innerhalb des Vereines einen einheitlichen Umgang mit personenbezogenen Daten zu gewährleisten, gibt sich der Verein die nachfolgende Datenschutzordnung.

§ 1 Allgemeines

Der Verein verarbeitet personenbezogene Daten u.a. von Mitgliedern, Teilnehmerinnen/-n am Sport- und Kurs- und Schulbetrieb, Mitarbeiterinnen/-n, Helferinnen/-n und Sponsoren. Dies erfolgt sowohl automatisiert über EDV-Anlagen, als auch nicht automatisiert, z.B. in Form von gedruckten Listen.

Darüber hinaus werden personenbezogene Daten im Internet veröffentlicht, an Dritte weitergeleitet oder Dritten offengelegt. 

In all diesen Fällen sind die DS-GVO, das BDSG-neu und die vorliegende Datenschutzordnung durch alle Personen im Verein, die personenbezogene Daten in irgendeiner Weise verarbeiten, zu beachten.

§ 2 Verarbeitung personenbezogener Daten 

1. Der Verein bearbeitet die personenbezogenen Daten in verschiedenen Kategorien.

            Für jede Kategorie wird im Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten ein Einzelblatt        angelegt.

1. Im Rahmen der Mitgliedschaft verarbeitet der Verein die im aktuell gültigen Antragsformular erhobenen Daten. Dieses Formular kann auf der Homepage undefined Formulare/ Info´s um den Verein/Aufnahmeantrag eingesehen werden.
2. Im Rahmen des Sponsorings verarbeitet der Verein die über den Sponsorenvertrag erhobenen Daten. 

§ 3 Übermittlung von Daten an Dritte

1. Im Rahmen der Zugehörigkeit des Vereins zu den Landesverbänden, Landeskommissionen, dem Dachverband FN, dem Pferdesportkreis und des Württembergischen Landessportbundes (WLSB), werden personenbezogene Daten an diese weitergeleitet, sofern dieses durch Beantragung entsprechender Lizenzen, die Teilnahme an den entsprechenden Veranstaltungen oder die Vereinsförderung nötig werden.
2. Bei Mitgliedern mit besonderen Funktionen werden diese mit der Bezeichnung der Funktion, dem vollständigen Namen, der Telefonnummer und der E-Mailadresse auf der Homepage veröffentlicht. Beim WLSB wird dort noch die vollständige Adresse, sowie Beginn und Ende der Funktion hinterlegt.
3. Im Rahmen von Leistungsprüfungen, Wettbewerben oder ähnlichen Veranstaltungen meldet der Verein Ergebnisse und besondere Ereignisse an die Sportfachverbände deren Sparten im Verein ausgeübt werden oder die den Verein in besonderer Weise würdigen.
4. Für den Fall einer Inanspruchnahme der vereinseigenen Versicherung werden ausschließlich die für die Schadensmeldung erforderlichen Daten an die zuständigen Stellen weitergeleitet.
5. Im Rahmen der entsprechenden Veranstaltung werden die Namen, bzw. Logos der Sponsoren in Flyern, auf Stellwänden auf der Homepage und mündlich genannt.
6. Für die Übermittlung von Daten, die sich auf keinen der voran gegangen Punkte beziehen können ist eine schriftliche Einwilligung der betroffenen Person einzuholen.

§ 4 Datenverarbeitung im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit

1. Im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit wird über Vereinsaktivitäten in Aushängen, über die Homepage, in den sozialen Medien und über die Presse (z.B. Stadtnachrichten, Gemeindeblatt) berichtet. In diesem Zusammenhang kann es zur Weitergabe personenbezogener Daten kommen. Hierzu zählen insbesondere Daten, die aus allgemein zugänglichen Quellen stammen: Teilnehmerlisten, Ergebnisse, Geburtsjahrgang
2. Die Veröffentlichung von Fotos und Videos, die außerhalb öffentlicher Veranstaltungen gemacht werden, erfolgt ausschließlich auf der Grundlage einer schriftlichen Einwilligung der abgebildeten Person.

§ 5 Zuständigkeiten für die Datenverarbeitung im Verein

Verantwortlich für die Einhaltung der datenschutzrechtlichen Vorgaben ist, nach § 26 BGB, der Vorstand. Dieser stellt sicher, dass die Verfahrensverzeichnisse der Verarbeitungstätigkeiten nach Artikel 30 DS-GVO geführt und die Informationspflicht nach Artikel 13 und 14 DSGVO erfüllt werden

§ 6 Kommunikation per E-Mail 

1. Beim Versand von E-Mails über einen Verteiler, dessen Mitglieder nicht in dauerndem Kontakt untereinander stehen und / oder deren private E-Mail-Accounts verwendet werden ist die Funktion BCC (Blind Carbon Copie) zu verwenden.
2. Bei E-Mails, die als „geschäftsmäßige E-Mails“ gelten, ist die vom Vorstand vorgegebene Signatur zu verwenden.

§ 7 Verpflichtung auf Vertraulichkeit

Alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Verein, die Umgang mit personenbezogenen Daten haben, sind auf den vertraulichen Umgang mit personenbezogenen Daten zu verpflichten.

§ 8 Datenschutzbeauftragter

Da im Verein in der Regel weniger als 7  Personen ständig mit der automatischen Verarbeitung personenbezogener Daten beschäftigt sind, hat der Verein keinen Datenschutzbeauftragten zu benennen. Dies wird von Vorstand regelmäßig überprüft. Sollte in der Zukunft der Fall eintreten, dass ein Datenschutzbeauftragter benannt werden muss, werden die Mitglieder davon in Kenntnis gesetzt. Anfragen können an folgende E-Mail Adresse gerichtet werden. 1.Vorstand@reitverein-ehningen.de

§ 9 Einrichtung und Unterhaltung von Internetauftritten

1. Der Verein unterhält zentrale Auftritte für den Gesamtverein. Die Einrichtung und Unterhaltung von Auftritten im Internet und den sozialen Medien obliegen dem Schriftführer und dem 1. Vorstand. Änderungen dürfen nur von diesen beiden Personen vorgenommen werden.
2. Der Schriftführer und der 1. Vorstand sind für die Einhaltung der Datenschutzbestimmungen im Zusammenhang mit Online-Auftritten verantwortlich.
3. Gruppen und Mannschaften bedürfen bei der Einrichtung eigener Internetauftritte (z.B. Homepage, Facebook, Twitter, etc.) der ausdrücklichen Genehmigung des Schriftführers und des 1. Vorsitzenden.
4. Der Schriftführer und der 1. Vorstand sind den Verantwortlichen der in §9 Artikel 3 genannten eigenen Internetauftritte gegenüber weisungsbefugt. Bei Verstößen gegen datenschutzrechtliche Vorgaben und Missachtung von Vorgaben und Weisungen des Schriftführers und/oder des 1. Vorstandes, kann der Gesamtvorstand nach § 26 BGB die Genehmigung für den Betrieb eines Internetauftritts widerrufen. Die Entscheidung des Gesamtvorstands ist nach § 26 BGB unanfechtbar.

§ 10 Recht auf Löschung

1. Die Löschung personenbezogener Mitgliederdaten erfolgt frühestens zum Ende des 1. Quartales des Geschäftsjahres in dem die Kündigung wirksam wird. Sollten dem Verein noch Ausstände zu erstatten sein, z.B. in Form von der Begleichung ausstehender Arbeitsstunden, erfolgt die Löschung der Daten innerhalb von vier Wochen nach Begleichung der Ausstände.
2. Beim Tod eines Mitgliedes erfolgt die Löschung umgehend nach Kenntnis.
3. Die Löschung personenbezogener Sponsorendaten nach der gesponsorten Veranstaltung erfolgt lediglich auf schriftliche Aufforderung des Sponsors. Hierauf wird im Sponsoren-

Vertrag entsprechend hingewiesen.

§ 11 Recht auf Auskunft

1. Mitglieder haben das Recht beim Verantwortlichen für die Mitgliederverwaltung eine Auskunft über die von ihnen erhobenen und gespeicherten personenbezogenen Daten zu erhalten. Die Anfrage ist in schriftlicher oder elektronischer Form an den/die Verantwortliche für die Mitgliederverwaltung zu richten. Die Auskunft erfolgt laut Art 12 Abs.3 DS-GVO innerhalb von vier Wochen nach Eingang in schriftlicher, elektronischer oder mündlicher Form.
2. Sponsoren haben das Recht beim Verantwortlichen für die Sponsorenverwaltung eine Auskunft über die von ihnen erhobenen und gespeicherten personenbezogenen Daten zu erhalten. Die Anfrage ist in schriftlicher oder elektronischer Form an den/die Verantwortliche für die Sponsorenverwaltung zu richten. Die Auskunft erfolgt laut Art 12 Abs.3 DS-GVO innerhalb von vier Wochen nach Eingang in schriftlicher, elektronischer oder mündlicher Form.

§ 11 Verstöße gegen datenschutzrechtliche Vorgaben und diese Ordnung

1. Alle verantwortlichen Mitglieder des Vereins dürfen nur im Rahmen ihrer jeweiligen Tätigkeit Daten verarbeiten, die ihnen ausschließlich von der Mitgliederverwaltung zur Verfügung gestellt werden. Eine eigenmächtige Erhebung, Nutzung und Weitergaben von personenbezogenen Daten ist untersagt
2. Verstöße gegen allgemeine datenschutzrechtliche Vorgaben und insbesondere gegen diese Ordnung können gemäß den Sanktionsmitteln, wie sie in der Satzung vorgesehen sind, geahndet werden.

§ 12 Inkrafttreten

Diese Datenschutzordnung wurde am 06. Juli 2018 durch den Gesamtvorstand beschlossen und tritt mit der Veröffentlichung auf der Homepage in Kraft.

Ehningen, 07. Juli 2018